Persondata og GDPR

Ronald McDonald BørneFond tilbyder information om Ronald McDonald Husene for familier og andre relevante interessenter bl.a. via vores hjemmesider. Når du godkender cookies og markedsføringssamtykke, kan vi følge de handlinger, du udfører på tværs af Ronald McDonald BørneFond og Ronald McDonald Hus’ hjemmesider.

Vores hjemmesider omfatter flg. domæner og subdomæner:

• https://www.ronaldmcdonaldhus.dk

Når du besøger hjemmesiden, behandler fonden oplysninger om din onlineadfærd, der indsamles via cookies, UTM-parametre (Urchin Tracking Module), der tilføjes browserens adresselinje, eller “pixel”-tracking. Disse teknologier registrerer blandt andet, hvilken annonce eller kilde du er kommet fra, og om der er klikket på links.  Cookies gemmer information om din aktivitet, som senere kan læses af en server på det internetdomæne, der udstedte cookien, så hjemmesiden kan genkende dig ved efterfølgende besøg. 

1.1. Formål

Formålet med behandlingen er at stille hjemmesidens funktionalitet til rådighed, udarbejde statistik om din færden og optimere hjemmesidens indretning. Hertil kommer at forbedre brugeroplevelsen og fondens produkter, tilbyde og forbedre funktionalitet, generere anonymiserede statistikker, analysere hjemmesidens præstation, huske præferencer samt markedsføre og tilpasse fondens markedsføring både på hjemmesiden, i e-mails og på eksterne sider som sociale medier.  Til videreudvikling anvendes desuden tredjepartscookies, hvor tredjeparterne placerer cookies og udarbejder statistik på fondens vegne.

1.2. Behandlingsgrundlag

Behandlingsgrundlaget for ikke-nødvendige cookies er dit samtykke, jf. GDPR-artikel 6, stk. 1, litra a, der indhentes ved første besøg på www.ronaldmcdonaldhus.dk, hvor du kan acceptere eller afvise nogle eller alle cookies. Retsgrundlaget for måling og optimering af fondens online markedsføring for eksempel ved brug af UTM-parametre og lignende sporingsoplysninger er GDPR art. 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning).

1.3. Opbevaring

Med hensyn til opbevaring sletter cookies sig selv efter varierende perioder, men opdateres automatisk ved fornyet besøg, og oplysninger om onlineadfærd slettes i forskellige intervaller.  Personoplysninger indsamlet via cookies opbevares således i forskellige tidsrum afhængigt af cookietypen og formålet, hvilket er nærmere beskrevet i cookiedeklarationen.

Er du bidragsyder eller støtte, indsamler fonden dine almindelige personoplysninger som navn, adresse, postnummer, by, telefonnummer, e-mailadresse og fødselsdato, i det omfang du oplyser dem. Afhængigt af forholdet indsamles desuden dit CPR-nummer, for eksempel hvis du ønsker skattefradrag, tilmelder dig BetalingsService, eller hvis fonden har en indberetningspligt, ligesom betalingsoplysninger indsamles ved køb.

2.1. Formål

Formålet er at kunne administrere dine indbetalinger eller dit støtteforhold, sende nødvendig information om bidragene/støtten, indberette beløbet til SKAT, så det fremgår af selvangivelsen, samt sende relevant materiale i henhold til retningslinjerne fra indsamlingsorganisationernes brancheorganisation (ISOBRO), blandt andet ved at segmentere bidragsydere eller støtter i forskellige målgrupper.

2.2. Behandlingsgrundlag

Behandlingen af almindelige personoplysninger til opfyldelse af aftalen eller forud for aftaleindgåelse sker efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra b. Behandling til fundraising aktiviteter, herunder telemarketing med anmodning om donationer, sker efter interesseafvejningsreglen i GDPR-artikel 6, stk. 1, litra f, og fonden screener i den forbindelse mod “Robinson-listen” og registrerede indsigelser mod direkte markedsføring. Hvor fonden er retligt forpligtet – for eksempel til at dokumentere transaktionsspor efter bogføringsloven – er grundlaget GDPR-artikel 6, stk. 1, litra c. Behandlingen af CPR-nummer til indberetning til SKAT sker efter skattekontrolloven, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.

2.3. Opbevaring

Vi sletter dine oplysninger, så snart vi ikke længere er forpligtet til at opbevare dem efter bogføringsloven og eventuel anden relevant lovgivning. I udgangspunktet i fem år fra aftalens ophør.

Regnskabsmateriale skal gemmes i mindst fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, og for dokumentation, der danner grundlag for skattekontrol, kan fristen forlænges i op til ti år som følge af forældelseslovens § 3 og skatteforvaltningslovens §§ 27 og 32.

Er du støtter, sletter vi ikke de oplysninger, der er indtastet i vores privatstøtter-database, men udfører løbende dataminimering i relevant omfang.  I det tilfælde din støtte ophører, sletter vi dine oplysninger, så snart vi ikke længere er forpligtet til at opbevare dem efter bogføringsloven og eventuel anden relevant lovgivning. I udgangspunktet i fem år fra aftalens ophør.

Er du frivillig behandler fonden dit fulde navn, cpr-nummer, e-mailadresse, mobilnummer, straffeattestog børneattest.

3.1. Formål

Formålet er at administrere og organisere det frivillige arbejde, som du har ønsket at deltage i, hvilket sker i appen Ziik, samt at holde dig orienteret om fremtidige aktiviteter og arrangementer.

3.2. Behandlingsgrundlag

Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at administrere og organisere fondens arbejde, der involverer deltagelse af frivillige, jf. GDPR-artikel 6, stk. 1, litra f.

3.3. Opbevaring

Fonden sletter dine personoplysninger, når du stopper som frivillig.

Er du kunde hos os, f.eks. ved at handle i vores webshop indsamler vi de almindelige personoplysninger, som du oplyser til os, herunder navn, adresse, postnummer, by, telefonnummer, e-mailadresse og fødselsdato, samt betalingsoplysninger.

4.1. Formål

Formålet er at stille hjemmesidens og webshoppens funktionalitet til rådighed, fremsende ordrebekræftelser, besvare spørgsmål og efterkomme anmodninger, udføre ordrer, håndtere administrationen af kundeforholdet.

4.2. Behandlingsgrundlag

Behandlingsgrundlaget er for det første GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, for behandlingen der er nødvendig for at opfylde aftalen med dig om dit køb, eller for at håndtere forespørgsler forud for aftaleindgåelse. For det andet behandler fonden oplysninger efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra c, hvor den er retligt forpligtet hertil, for eksempel til dokumentation af transaktionsspor efter bogføringsloven.

4.3. Opbevaring

Fonden sletter dine personoplysninger, så snart vi ikke længere er forpligtet til at opbevare dem efter bogføringsloven og eventuel anden relevant lovgivning, Dine personoplysninger opbevares i udgangspunktet i fem år fra handlens ophør.

Regnskabsmateriale gemmes i mindst fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.

Hvis du indgår i en kommerciel relation med os, enten som privatperson eller som repræsentant for en virksomhed, behandler vi oplysninger om navn, e-mail, telefonnummer, firma- eller privatadresse samt andre relevante oplysninger, som du deler med os i forbindelse med samarbejdet.

5.1. Formål

Formålet med behandlingen er at understøtte vores samarbejdsrelation med dig og den virksomhed, du repræsenterer og sikre, at vi kan opfylde vores forpligtelser i denne sammenhæng.

5.2. Behandlingsgrundlag

Retsgrundlaget for behandlingen er som udgangspunkt det aftaleforhold, der er etableret eller er under etablering mellem dig og/eller den virksomhed, du repræsenterer og fonden, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra b. Alternativt kan behandlingsgrundlaget være vores legitime interesse i at etablere og vedligeholde relationen, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra f.

5.3. Opbevaring

Dine personoplysninger opbevares i udgangspunktet i tre år fra handlens ophør.
Personoplysninger, der er relevante for vores bogføring, opbevares umiddelbart fem år, fra det regnskabsår de vedrører.

I Ronald McDonald BørneFond arbejder vi målrettet på at gøre vores kommunikation personlig og relevant. Vi bruger marketing automation-platformen MarketingPlatform til at udsende e-mails. I MarketingPlatform gemmer vi oplysninger som dit navn, e-mail, adresse, telefonnummer, donationshistorik og interesser, såsom modtagelse af forskellige nyhedsbreve, interaktion med kampagner, klik i e-mails og adfærd på tværs af vores hjemmesider.  

Når du giver dit samtykke til at modtage målrettet markedsføring og personaliseret information fra Ronald McDonald BørneFond, accepterer du samtidig, at vi bruger dine oplysninger og din klikadfærd på tværs af vores hjemmesider til at sende automatiserede budskaber om aktiviteter og donationsforespørgsler, som vi mener passer bedst til dine præferencer. 

For at skabe målrettede og relevante henvendelser til dig segmenterer og personaliserer vi vores budskaber på baggrund af oplysninger som adresse, fødselsdato, interesser, klikadfærd i Ronald McDonald BørneFonds e-mails via “pixel”-tracking, der indlejres i fondens e-mails og registrerer om en e-mail er åbnet, deltagelse i arrangementer, købshistorik, donationshistorik samt de kampagner, du tidligere har interageret med.

6.1. Formål

Formålet er at udsende e-mails og gøre kommunikationen personlig og relevant, herunder at sende automatiserede budskaber om aktiviteter og donationsforespørgsler, der passer til dine præferencer, samt at segmentere og målrette indhold.

6.2. Behandlingsgrundlag

Behandlingsgrundlaget for behandlingen er samtykke efter markedsføringslovens § 10, stk. 1. Samtykket kan til enhver tid trækkes tilbage.

6.3. Opbevaring

Modtager du nyhedsbreve fra os, sletter vi dine personoplysninger tilknyttet din nyhedsbrevsprofil når du trækker dit samtykke tilbage og ikke længere ønsker at modtage nyhedsbreve fra os.

Hvis du er medarbejder hos fonden, kan vi behandle almindelige personoplysninger om dig, herunder navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato, køn, nationalitet, billeder, oplysninger om familie og nærmeste pårørende, oplysninger om dit ansættelsesforhold, herunder stilling, løn, personalegoder, uddannelse, udvikling, performance, fravær, ferie, barsel, tidsregistrering, medarbejderudlæg og rejseadministration, oplysninger om kompetencer, certificeringer, licenser, kurser og øvrige kvalifikationer, økonomiske oplysninger, herunder løn-, skatte- og bankoplysninger, samt oplysninger om system- og adgangsdata, herunder system-ID, e-mailkonto, IP-adresse og logs. Vi kan desuden behandle CPR-nummer og i relevante tilfælde helbredsoplysninger, f.eks. i forbindelse med sygdom, barsel, refusion eller arbejdsmiljøforhold, samt oplysninger om disciplinære forhold eller krav og tvister.

7.1. Formål

Vi behandler personoplysninger om medarbejdere med henblik på at administrere ansættelsesforholdet, herunder personaleadministration, løn- og personalegodeadministration, uddannelse og udvikling, håndtering af fravær, refusion, medarbejderudlæg, arbejdsmiljø og sikkerhed, IT-sikkerhed, overholdelse af retlige forpligtelser samt håndtering af eventuelle krav og tvister.

7.2. Behandlingsgrundlag

Behandlingen sker navnlig for at kunne opfylde ansættelsesaftalen med dig, jf. GDPR-artikel 6, stk. 1, litra b, for at overholde retlige forpligtelser, jf. GDPR-artikel 6, stk. 1, litra c, eller på baggrund af fondens legitime interesser i at kunne administrere ansættelsesforholdet, varetage IT-sikkerhed, kontakte nærmeste pårørende og håndtere eventuelle krav eller tvister, jf. GDPR-artikel 6, stk. 1, litra f. Hvis vi behandler helbredsoplysninger, sker det bl.a., hvor det er nødvendigt for at iagttage vores forpligtelser som arbejdsgiver eller for at fastlægge, forsvare eller gøre retskrav gældende, jf. GDPR-artikel 9, stk. 2, litra b og f. CPR-nummer behandles i overensstemmelse med databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, herunder hvor behandlingen er påkrævet ved lov, f.eks. i forbindelse med skatteindberetning.

7.3. Opbevaring

Vi opbevarer som udgangspunkt personoplysninger om medarbejdere i op til tre år efter ansættelsesforholdets ophør, medmindre vi er forpligtede til at opbevare oplysningerne i en længere periode efter lovgivningen, eller længere opbevaring er nødvendig for at fastlægge, forsvare eller gøre et retskrav gældende. Bogføringsmateriale opbevares i 5 år efter afslutningen af det regnskabsår, materialet vedrører. Visse oplysninger, f.eks. resultater af personlighedstests og oplysninger om nærmeste pårørende, slettes som udgangspunkt straks efter ansættelsesforholdets ophør, medmindre fortsat opbevaring er nødvendig til et sagligt formål.

Når du søger om et job hos os, behandler vi alene de oplysninger, der fremgår af det materiale, du sender til os. Opstår der behov for at indhente referencer, gør vi det kun, hvis du giver dit samtykke. Dine oplysninger er udelukkende tilgængelige for de medarbejdere, der er en del af ansættelsesprocessen.

8.1. Formål

Søger du job hos os, anvender vi for eksempel dine personoplysninger til at vurdere dine kompetencer og eventuelt kontakte dig med henblik på en jobsamtale eller uddybning af det fremsendte materiale.

8.2. Behandlingsgrundlag

Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at gennemføre rekrutteringsprocessen og besætte relevante ledige stillinger med de bedste egnede kandidater, jf. GDPR-artikel 6, stk. 1, litra f. Hvis vi vælger at gå videre med din ansøgning, kan vi behandle dine personoplysninger som led i forberedende skridt til indgåelse af en ansættelsesaftale med dig, jf. GDPR-artikel 6, stk. 1, litra b. Hvis vi finder det relevant at gemme din ansøgning til fremtidig rekruttering eller nødvendigt at indhente referencer, behandler vi disse oplysninger på baggrund af dit samtykke, jf. GDPR-artikel 6, stk. 1, litra a.

8.3. Opbevaring

Har du søgt om ansættelse hos os, sletter vi dine oplysninger efter tre år, hvis du ikke bliver tilbudt den ansøgte stilling. Vi gennemgår løbende de personoplysninger, som vi opbevarer, og dine personoplysninger vil blive slettet tidligere, hvis vi vurderer, at fortsat opbevaring ikke er nødvendig.

Hvis vi opbevarer dine personoplysninger med henblik på fremtidig rekruttering, vurderer vi løbende, f.eks. en gang om året, om fortsat opbevaring stadig er nødvendig. Den specifikke opbevaringsperiode vil afhænge af, hvilken stilling du oprindeligt har søgt. Hvis du trækker dit samtykke til opbevaring med henblik på fremtidig rekruttering tilbage, sletter vi dine personoplysninger hurtigst muligt.